Sposoby dodawania dokumentów

Dokument można zarejestrować w systemie poprzez:

• wczytanie pliku z dysku,
• dodanie dokumentu bez załącznika,
• pobranie dokumentów ze skrzynki e-mail (Jak skonfigurować skrzynkę?),
• pobranie faktur ustrukturyzowanych XML z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wczytanie dokumentu z dysku

1. Przejdź do modułu Dokumenty.
2. Kliknij Wczytaj pliki z dysku.
3. Wybierz jeden lub kilka plików.
4. Kliknij Wgraj wybrane pliki.

Po zakończeniu importu dokument zostanie dodany do listy dokumentów.

Dokument ustrukturyzowany i nieustrukturyzowany

Sposób dalszej pracy z dokumentem zależy od jego rodzaju.

• Dokument ustrukturyzowany (np. faktura XML pobrana z KSeF) zawiera dane zapisane w określonej strukturze. System odczytuje je automatycznie i uzupełnia metrykę dokumentu.
• Dokument nieustrukturyzowany (np. PDF, skan lub zdjęcie) wymaga wskazania typu dokumentu oraz uzupełnienia lub weryfikacji danych w metryce.

Jak wybrać typ i opisywać dokument nieustrukturyzowany?

Aby zacząć pracę nad dokumentem,

1. Przejdź do modułu Dokumenty. 

2. Wybierz dokument z listy i kliknij w jego nazwę. 

3. Otworzy się okno z typami dokumentów zdefiniowanych przy wdrożeniu systemu (przyciski oraz rozwijana lista) oraz podgląd dokumentu. 

4. Każdy typ dokumentu ma swoją metrykę opisującą dokument.

5. Po wybraniu typu dokumentu, wyświetli się metryka wraz z podglądem dokumentu. Metryka może nieznacznie różnić się od standardowej wersji, ponieważ system posiada możliwość tworzenia formularzy, zakładek i statusów wg. wymagań Klienta.

 6. Wypełnij wymagane pola oznaczone czerwoną gwiazdką, w przeciwnym razie system uniemożliwi zapis formularza.