Proces akceptacji dokumentu - zasada działania

Każda osoba znajdująca się w procesie akceptacji dokumentów lub wniosków, na danym kroku przypisanym do tej osoby, otrzymuje powiadomienie – wezwanie do działania w sekcji „to-do list”. Sekcja ukryta jest pod ikoną , która znajduje się w prawym górnym rogu systemu. Kliknięcie piktogramu otworzy listę workflowów do zaakceptowania.  

Aby zaakceptować workflow, należy: 

• z listy to-do wybrać pozycję, 

• otworzy się wniosek/dokument, 

• w górnej części system podpowie, co należy wykonać z workflowem, w tym przypadku należy uzupełnić dane dokumentu i przesłać do następnej osoby znajdującej się w ustalonych krokach akceptacji:

• lub zaakceptować – workflow zakończył się/nie akceptować – workflow trafia do wcześniejszego właściciela dokumentu.

W przypadku faktur kosztowych dane z dokumentu, po zakończeniu workflow, mogą zostać automatycznie wysłane do programu finansowo – księgowego (wymagana integracja). 

Jak uruchomić proces akceptacji dokumentu? 

Uruchomienie procesu akceptacji dla dokumentów wg. ustalonych przy wdrożeniu ścieżek jest bardzo intuicyjna. 

• Mając właściwie uzupełniony formularz dokumentu czy zamówienia, należy wybrać przycisk znajdujący się w górnej części widoku „Wyślij do akceptacji”. 

• Następnie zostanie rozwinięta lista, z której należy wybrać interesującą nas pozycję, np.

• Workflow rozpoczął się, wyświetlił się komunikat:

Na jakim kroku obecnie znajduje się workflow w module Dokumenty?

Chcąc podejrzeć krok akceptacji, na jakim workflow się znajduje, w module dokumenty:

• wejdź w metrykę dokumentu, 

• wybierz zakładkę „Workflowy”, 

• przedstawiony jest opis, na jakim kroku akceptacji dokument się znajduje oraz osoby przypisane do wykonania kroku np.

Sposoby informowania użytkownika o oczekującym dokumencie

System informuje użytkownika o dokumentach oczekujących na akcję na kilka sposobów:

• licznik dokumentów w systemie (dashboard),

• lista zadań oczekujących,

• codzienny e-mail z podsumowaniem,

• oznaczenie w komentarzu (@wzmianka).

  
  

  Ręczna zmiana statusu dokumentu poza procesem workflow

  Status dokumentu najczęściej zmienia się automatycznie w ramach procesu workflow.

  W niektórych konfiguracjach możliwa jest również ręczna zmiana statusu, jeśli została przewidziana w analizie lub konfiguracji systemu (np. na etapie Księgowość możliwe jest przełączanie między statusami: Zaakceptowany, Księgowość, Gotowy do eksportu).

  Co zrobić, jeśli dokument musi wrócić do wcześniejszego statusu?

  W wyjątkowych sytuacjach (np. dokument musi wrócić na początek obiegu, ale workflow tego nie przewiduje) administrator może ręcznie zmienić status dokumentu.

  Aby to zrobić:

  1. Sprawdź, czy dokument ma uruchomiony workflow
     Jeśli proces jest aktywny — zalecane jest, aby go zatrzymać.

  2. Dodaj możliwość zmiany statusu
     Przejdź do:
     Konfiguracja typu dokumentu → zakładka Statusy

     Następnie skonfiguruj możliwość przejścia:

     • z aktualnego statusu,
     • na status docelowy (np. „Nowy”).

  3. Zapisz konfigurację

  4. Wróć do dokumentu i zmień status ręcznie

  5. Przywróć pierwotną konfigurację statusów
     Po wykonaniu zmiany zaleca się usunięcie tymczasowego przejścia statusów.

  Tę samą metodę można stosować również w innych modułach, np.:

• zamówieniach,

• projektach,

• innych procesach w systemie.